Servicios Google: Calendarios

Objetivos

  • Conocer las posibilidades de las agendas-calendario en la nube.
  • Aprender las nociones básicas de manejo de calendarios.
  • Aprender a usar Google calendar

 Conceptos básicos

Una agenda/calendario en papel combina dos ideas: un soporte físico (el papel) y la información que anotamos en ella. Por el contrario, una agenda/calendario en la nube intenta separar los conceptos subyacente en tres:

  • un soporte donde almacenar citas y anotaciones
  • un medio para introducir y consultar las anotaciones
  • las citas y las anotaciones propiamente dichas

Una vez clara esta idea, se puede llegar a comprender y explotar las ventajas de esta aproximación.

Soporte para almacenar citas y anotaciones

Si queremos trabajar como toca, los calendarios/agendas que deseemos tener deben estar almacenados en la “nube” o “cloud” (antes llamado servidor).

Hay muchas opciones para tener este servicio y, por supuesto, las grandes de la informática los ofrecen con distintos nombre y sabores.

Por ejemplo:

  • Microsoft Exchange: Hasta no hace mucho, el lider indiscutible.
  • Google Calendar: Hoy en día el servicio de soporte de calendario más popular.
  • Apple Calendar (antes iCal): Lo mismo para los productos Apple.
  • Lotus Notes, etc. etc. etc.

Como siempre, para tener acceso a los soportes de calendarios es preciso disponer de una cuenta de usuario. Para emplear el servicio Google calendar necesitaremos una cuenta de gmail.

El medio para introducir anotaciones y citas

Mediante navegador web

La opción “navegador web” es la que recomendamos para crear, configurar, importar, introducir anotaciones complejas, etc. de nuestros calendarios. Y recomendamos que se haga desde un ordenador convencional; con su pantalla, su teclado y su ratón.

Vamos allá.

Primero necesitamos una cuenta gmail, así que usaremos una de las del curso, que será seniortablet01@gmail.com

Para acceder al servicio de calendario Google mediante navegador deberemos usar la URL https://www.google.com/calendar .

Tras validarnos, deberá aparecer una imagen similar a la siguiente.

gcalendar_web

En esta sección podemos localizar tres áreas:

  • Zona central: con el desplazamiento entre fechas y la vista actual del calendario: vista mes, vista día, vista semana, etc.
  • Zona superior: con los botones de selección de la vista y de la configuración de la aplicación en sí.
  • Zona lateral izquierda: con el botón de creación de evento, la lista de calendarios y su gestión.

Más o menos todo se ve bastante intuitivo, ¿no?.

Lo que vemos en pantalla no es un calendario, es el medio para introducir datos en LOS calendarios, en plural. Por defecto, una cuenta de gmail tiene un calendario creado con el nombre del usuario.

Para entender la idea, crearemos un nuevo calendario llamado “familia”. Lo vemos en la siguiente imagen:

gcalendar_crear A destacar que el calendario no tiene por que ser sólo para mi, lo puedo compartir con más gente para enseñárselo solo o que colabore introduciendo cosas.

Ahora ya podemos introducir eventos en el calendario. Hay muchas maneras: dando en el botón “crea”, pinchando en cualquiera de las vistas del calendario, etc.

Por ejemplo, pinchando en el calendario, podemos crear los datos básicos de un evento. Ver la siguiente imagen:

gcalendar_crear_evento

Quizá se quede corta la información que podemos introducir de esta manera. Podemos ampliarla notablemente seleccionando “Editar evento”. Ver la siguiente imagen:

gcalendar_crear_evento_ampliado

Observar que ahora se han introducido más datos al evento: que se repita todos los años, que se nos avise por correo, que la tía es sorda y que vive en Calasparra.

Mediante una aplicación (app o programa)

Insistir en que una cosa es el soporte, otra es el calendario en sí y otra es el visualizador.

Otra manera de ver nuestros calendarios es usar una aplicación que tenga acceso a ella. Por ejemplo, la aplicación Microsoft Outlook podría configurarse para acceder al calendario recientemente creado, y usar Windows normal para gestionarlo. Como ejemplo, la siguiente pantalla muestra la estupenda agenda KOrganizer de Linux gestionando los calendarios de Google.

gcalendar_korganizer

Huy, que estamos en un curso de tablets.

Igual que para un computador normal, para los tablets y los smartphones también hay aplicaciones que permiten explotar los calendarios en “nube”.

Vamos allá. En el menú “aplicaciones” de tablet oficial, localizar la aplicación con nombre “calendario” y abrirla. La siguiente imagen muestra su aspecto:

calendari_obrir

Se trata de una aplicación muy básica y limitada, pero suficiente los casos normales.

Por defecto, la aplicación empleará el calendario asociado a la cuenta Google del tablet, pero lo ideal es que se emple el calendario que nosotros deseemos.

Vamos a añadir el calendario “Familia” creado en la cuenta “seniortablet01@gmail.com”. Para ello ir al botón de ajustes. Nos debería salir la siguiente imagen:

calendari_ajustes

Ahora seleccionamos “añadir cuenta” en la esquina superior-derecha. Se nos debería mostrar la siguiente imagen:

calendari_anyadir La opción “Cuenta de trabajo” se refiere a añadir una cuenta de Microsoft Outlook, pero, claro, poner Microsoft es poner al enemigo, así que lo disfrazamos con otro nombre. Eso demuestra que estas compañías siempre piensan en el bien del usuario y en facilitarnos las cosas, no en ellas mismas (es una ironía).

Elegiremos “Google” e iremos contestando a las preguntas CON MUCHA PRECAUCIÓN, pues si nos despistamos, venderemos el alma. Mucha precaución en los servicios a sincronizar y dejar solo la sincronización de calendario.

La cuenta gmail es “seniortablet01@gmail.com” y la clave habitual.

calendari_gmail

Una vez añadida la cuenta, podremos ir a “ajustes generales” y activar los calendarios de la cuenta deseados. Tardará un rato en enterarse de que existen esos calendarios, se debe al mecanismo de sincronización.

Hala, a trabajar un rato usando los calendarios y añadiendo citas.

NOTA: No hace falta tener conexión a Internet para usar esta aplicación. Cuando haya conexión, las modificaciones hechas subirán a la nube y viceversa.

Si nos fijamos, estamos compartiendo un calendario entre toda la clase. Hay maneras más elegantes de hacerlo.

Añadir calendarios externos

Es habitual que terceras partes se hayan preocupado de crear calendarios que nos pueden interesar, por ejemplo, el de festividades locales.

Algunos de los calendarios más habituales pueden ser activados desde la propia página de Google Calendar. La siguiente imagen muestra algunos calendarios disponibles que podemos activar fácilmente.

gcalendar_extra_calendaris

De la misma manera, podemos incorporar calendarios hechos por otras personas. Es tan habietaula esto que es posible encontrar en Internet buscadores de calendarios, por ejemplo, en podemos localizar muchos. La siguiente imagen muestra un estupendo calendario fiscal para el 2013.

ical_fiscal Básicamente, con estos calendarios se puede trabajar de dos maneras:

  • sincronizándose con él (tendremos unnuevo calendario que “alguien” irá actualizando).
  • descargarlo en forma de archivo (por ejemplo, formato iCal) y que deberemos importar

 

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